25May
我们Green Hub（西班牙）报关行尊敬的自税客户, 您们好
作为西班牙海关授权报关行,具备一手报关资质和自营多地监管仓及转关服务能力,为遵守欧盟/当地海关法和正式报关的要求和划定责任,更好地服务签约客户,特此指导和说明自税要求（以最终实际更新为准）：
自税进出口海关报关SOP流程与发货前须知
适用于西班牙正规进口清关、目的港操作及后续南欧范围的派送协作流程
一、适用范围与基本原则
本 SOP 适用于客户委托我司办理西班牙进口清关、目的港相关操作及清关后本地派送安排的业务流程，签约客户需在发货前配合完成资料预审、授权确认、付款主体和责任、申报的贸易条款及发货资料归档。
• 所有申报资料必须真实、完整、前后一致，不得瞒报、少报、伪报、低报、错报。
• 须在装柜/发货前确认清关方案；尤其是涉及认证、检测、监管或特殊税费的产品。
• 每票货物按独立批次提供资料、邮件标题、提单、柜号、总箱数、总重量及主要货品必须保持一致。
二、合作确认与授权流程-----流程指导见本文附件
首次合作前，进口商需完成清关授权及合作信息确认。我司收到完整授权及资料后，方可进入正式预审和操作流程。
1. 首次合作需签署清关合作协议，并确认进口商授权委托报关、收货人/地址等、付款公司主体等信息。
2. 明确合作期间的费用付款责任：包括进口税费、报关服务费、目的港费用、仓储/查验费用、清关后随即交付的拖车费及其他额外费用产生，GHUB则有权30个工作日内,按照上游实际账单金额,进行实报实销补收。
3. 确认进口发票的贸易条款及付款义务，例如 CIF、DDP 等,不同贸易条款对应的开票方式、税法依据,及派送责任不同。
4. 询价或方案确认后，客户需按约定支付预付款；未收到约定款项前，我司有权暂停后续清关、提货或派送安排。
三、申报资料预审要求！！！
客户须在发货前将申报资料发送至我司邮箱进行预审，报关材料最晚不得晚于到港前10个工作日,不得在资料不合规情况下先发货，也不得在货到港后才提交。
资料发送邮箱： spainteam@customhandling.com
• 商业发票 Commercial Invoice：英文版本，包含完整买卖双方信息、贸易条款、币种、产品英文品名、数量、单价、总价、原产国等，西班牙海关有权质疑/要求提供你的交易合理性和补充销售合同/付款凭证/销售链接等,请知悉并自行核实。
• 装箱单 Packing List：英文版本，需包含产品数量、箱数、净重、毛重、体积/尺寸、包装方式、材质、型号、HS 海关编码,无包装的产品照片等必要信息。
• 产品清晰照片：强烈要求提供实拍照片,与申报品名一致，便于预审和海关查验备用。
• 产品说明/用途/材质：涉及归类争议、监管要求、儿童用品、电子电器、食品接触材料、化妆品、医疗/保健、钢铝制品等产品时，需提供更详细用途和相关说明。
• 提单/运单信息：包括提单号、柜号、ETA、船名航次/航班号、电放单、件数、毛重、承运人及目的港信息。
如品名不清、材质不明、图片缺失、箱数/重量不一致、产品不匹配、发票金额逻辑错误等问题，必须在发货前/清关前完成修正/补充，否则会产生额外不必要费用。
为确保清关申报顺利、资料表达符合西班牙海关申报及审核习惯，在不改变真实交易事实、货物实际情况、成交金额及产品属性的前提下，我司有权对客户提供的申报资料进行必要的合规性优化和格式调整，包括但不限于：品名表述优化、英文翻译规范化、用途/材质描述补充、申报逻辑整理、文件格式调整及及时答复海关质疑。
四、DDP 条款发票填写要求！！！
如货物采用 DDP 条款，为避免发票内容无法反映 DDP 成本构成，客户需在申报CIF发票结尾的金额计算区增加或体现以下项目，相关金额为预估数，最终费用可能根据实际清关结果、目的港账单及本地物流费用调整。
项目 | 英文发票显示名称 | 填写方式 / 金额范围 | 说明 |
1 | SUBTOTAL 1 | xxxxxx € | 此行为CIF到港申报货值部分+以下国外段预估费用＝DDP |
2 | Provisional CUSTOM CLEARANCE SERVICE | 90.00 | 预估基本的清关服务费先填写 |
3 | Provisional DESTINATION CHARGES (THC, HANDLING) | 350.00–550.00 | 预估目的港杂费、THC、HANDLING 等预估费用，按目的港及当地操作成本预估。 |
4 | Provisional Domestic transport charges in Spain (post-importation) | 300.00–1150.00 | 预估尾程派送费，按港口至最终收货地址距离、车型及派送条件预估。 |
5 | Provisional Import duties/VATs | SUBTOTAL 1 × 3.7%+VAT/IVA | 预估进口税费，仅作海关参考；最终以实际认定税率和报关单为准。 |
请将以上项目加入 DDP 发票中，才能使申报发票能够清楚体现：货值、清关费、目的港费用、西班牙境内运输费及预估进口税费。
若客户未按DDP要求体现相关费用，会影响申报逻辑、成本核算及后续费用确认。
五、资料提交时间与邮件标题规范！！！
申报资料、提单/运单及收货地址信息，须在货物抵达西班牙港口/机场前至少 10 个工作日发齐至我司邮箱（含完成报关授权）。
• 报关资料不得晚于到港前10 个工作日内给齐,否则会产生额外服务费或加急处理费。
• 资料不完整、不一致或临时变更导致的清关延误、查验、堆存、仓储、滞箱、滞港等费用，由合作客户/进口商承担。
• 每票货按独立批次发送单独的一封邮件,单个柜子单个邮件对接,以免造成资料错配。
邮件标题建议格式：
签约客户代码/简称 + XX批次号 + 自税？ + ETA日期 + 提单号: XX + 柜号: XX + 总箱数: X件 + 总毛重: KG + 主要货品: 五金/耳机 |
六、收货地址与派送信息要求
收货地址必须随申报资料提前一次性提供，且需完整、准确、有效。收货地点应符合卸货要求，并满足集装箱卡车或本地派送车辆正常进出、停靠及装卸条件。
必须提供的信息 | 填写说明 |
详细街道名和门牌号 | 需精确到仓库门牌，避免仅提供园区或街道名称。 |
邮编、城市、省份 | 例如：280XX Madrid, Spain。 |
收货仓库招牌名 / 外墙 LOGO 名称 | 司机现场找仓时以招牌和门口标识为重要参考。 |
联系人姓名 | 必须为现场可协调卸货的人。 |
上班时间 / 可收货时间段 | 需注明是否需要提前预约、午休、周末/节假日是否收货。 |
收件人电话 | 电话必须能打通，建议提供当地语言可沟通联系人。 |
符合卸货要求 | 自备叉车码头等，保证有充足的场地可停靠可操作 |
*****：如收货地点无招牌/无 LOGO,客户需提前提供清晰的仓库门牌号/入口大门图片/谷歌定位/现场联系人电话,方便司机准确送仓,老外拖车公司一般不好索取司机电话和车牌号，都是港口系统预约对接。如因地址不清、电话无人接听、现场无人接货、无法卸货等原因造成等待、空跑或二次派送，相关费用由客户承担。
拖车抵达至目的地后,欧洲有免费卸货等待时间为 2 小时,超出后计费约80€/小时。
确保收货地址能正常停靠驶入集装箱拖车,具备装卸货的条件和空间,请提前确认现场有卸货人员,场地及卸货工具（如叉车等）,以免影响派送并产生额外费用。
因地址信息错误不详,限行区或收货方现场条件受限产生的等待费、过夜费、压车费、二次派送费、仓储费、改派费、空跑费、罚款或其他第3方费用，均不包含在常规报关服务报价及该票港口拖车费内，我司按实际发生金额向签约客户收取/补收。
七、装柜与包装要求
装柜前必须先确认清关方案，很多产品可能涉及必要检测证明、监管文件、欧盟合规标签或特殊申报要求，未确认前不得盲目装柜发货。
1. 每个箱子/每一件外包装均需有清晰箱号和唛头；不同产品、不同型号、不同批次应使用可区分的唛头或箱号规则。
2. 申报资料必须与实际货物一致，产品品名、型号、材质、用途、数量、重量、箱数、图片和箱号唛头应能互相对应。
3. 外箱应适合国际运输和仓储搬运，避免破损、变形、无标签、标签脱落或外包装与文件不一致。
4.发货后,客户需保留装箱/装柜的照片和视频，用于清关材料归档、异常说明及海关查验配合。 至少包括：
• 产品装箱照片：箱内产品摆放、保护材料、箱内状态。
• 货物装箱后未封箱照片：便于核对箱内产品与箱号。
• 外箱照片：箱号、唛头、外包装状态、标签位置。
• 装柜照片：货物入柜过程、柜内摆放、柜号、封条号、封柜后照片。
八、合规文件与特殊产品提示
不同产品可能涉及不同的欧盟及西班牙进口要求,客户在发货前应主动说明产品用途、材质、适用人群、是否带电、是否接触食品、是否儿童使用、是否含钢铝材料等信息。
• 电子电器类：可能涉及 CE、RoHS、WEEE/RAEE、能效、说明书、铭牌等要求。
• 食品接触材料、厨具、餐具、容器类：可能涉及食品接触材料声明、检测报告、成分说明等要求。
• 儿童用品、玩具、游乐设施类：可能涉及安全标准、CE、检测报告、安装说明、产品图片及用途说明。
• 钢铁、铝及相关制品：可能涉及 CBAM、制裁声明、原料来源说明、HS 归类及附加参考代码。
• 化妆品、医疗/保健、植物/动物源、食品等敏感品类：可能涉及额外许可、注册、卫生检验或监管部门介入。
如客户未提前披露产品真实属性或未提供必要合规文件，导致清关延误、查验、扣货、退运、罚款或额外费用，相关责任由客户承担。
九、清关、付款和交付安排
我司安排提货,报关和清关后的派送，客户须在清关前结清相关费用。原则如下：
1. 进口税费、清关服务费、目的港费用、查验/仓储/操作费及本地运输费等，须按我司账单或预付款要求支付到账。
2. 我司执行“先收款，后运输”原则，未付款或付款未到账前，不安排放行派送运输。客户自行承担因付款不及时产生的港口延误费和滞港费等其他费用。
3. 付款完成后和完全确定送仓信息后,西班牙的拖车预约是根据当地港口系统针对当周车辆资源、司机排期自动选取尽早的日期（一般是清关后48h后），港口不接受指定强制的固定送货日期和抵达的准确时间点，不必须提供司机手机号和车牌号，不接受随意修改派送，不接受取消/拒收，否则,产生费用均有签约客户承担。
多个货柜若集中到港后，海关同时完成清关和预约派送同一地址,GHUB会主动尽可能错开派送,但是无法100%保证港口的安排。
十、异常、查验与责任说明
签约客户需配合我司及时补充资料、解释产品用途、提供图片或合规文件,海关查验、监管部门介入、系统抽查、补充材料、产品归类复核、价格或用途说明等，均属于西班牙正规进口清关过程中可能发生的正常监管情形,并非一定代表货物或申报存在问题,西班牙海关及相关监管部门有权随机抽查产品属性/货物内容/申报信息/历史批次/税号状态是否正常等,对报关文件启用风险系统评估后,决定是否实物查验,是否放行,暂停清关/暂扣货物或有条件放行等。
如遇海关查验或监管部门要求补充资料，客户需积极配合我司及时提供所需文件、产品说明、用途说明、材质说明、产品图片、标签照片、装箱照片、合规证书或其他辅助资料，以便我司尽快向海关进行递交解释和答复，争取尽快放行/报关。
因海关查验、码头/仓库操作、开箱、外包装合规、移箱、吊柜、X光机查柜、拆箱、复查箱数、仓储、等待、查验场地、监管处理或第三方协助所产生的相关费用，均属于实际发生的外部费用，按照实际账单或金额实报实销,该类费用不包含在常规清关服务费内，需由签约客户另行承担。
如因客户资料不完整、申报信息不准确、产品描述不清、单证与实物不符、瞒报、少报、错报、缺少必要合规文件或未按要求及时补充资料，导致清关延误、查验升级、额外费用、罚款、退运或其他后果，相关责任、费用和罚款由签约客户自行承担。
十一、发货前自查清单--请对自己的货物和客户多负责！
阶段 | 客户需确认事项 |
发货前 | 已签署清关协议/委托授权，已确认付款方、贸易条款及知悉合作须知。 |
发货前 | 合理申报货值的发票、实际装箱的箱单、检测报告、产品图片、材质/用途说明等，可发送 spainteam@customhandling.com 预审。 |
发货前 | 如DDP发票报关,须含货值、清关服务费、目的港费用、境外运费及预估税费。 |
发货前 | 装柜前已确认清关方案，涉及监管或认证的产品已准备证明文件。 |
装柜时 | 每箱尽量有对应的箱号/唛头、产品型号、数量、重量、图片与箱单可调用。 |
发货后 | 尽量提供装箱视频、产品照片、外箱照片、装柜照片、柜号及封条照片。 |
到港前 | 确认到港前,至少提前 10 个工作日发送我司包含不限于物流提单和电放单,授权报关、ETA、柜号、总箱数、总毛重、主要货品及确认最终送仓信息等。 |
清关前,派送前 | 进口税费、报关行服务费、目的港费用及运输费等账单已预付到账我司,收货仓库可收货。 |
十二、其他发货详情说明
关于其他操作须知及最新报关要求,点击官网链接： https://shortlink.uk/1vI7T
关于发货涉及到各类木制木箱包装材料的要求，点击链接：https://reurl.cc/r0b2xy
本 SOP 为报关协作和发货前指导，实际清关、税费、查验、监管要求及运输安排，以西班牙海关、相关监管部门、港口/机场、承运商及我司实际操作确认结果为准,报关材料预审规范后,收到预付款后,我司启动货物入境到港海关系统激活后,第一时间启动清关,清关后,当天24h内要求再次确认该票最终送仓信息，确认后,不得随意更改,收货仓库不得近期1周不营业和无人接柜,西班牙的拖车预约以港口系统安排为准,GHUB一般提前1天通知派送日期和时间段,尽最大协调来避免各种不必要的延误和滞港，如客户另行要求晚清关,晚派送,送仓失败,所产生的任何额外费用报销,签约客户自行愿意承担即可,否则终止合作并保留按照合作协议的申诉权利。---更多详情,查阅本官网.
上述附件：对公账户收款信息和本地欧元账户户头证明（以实际咨询为准）
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